監(jiān)理日志、通知、例會(huì)紀(jì)要，這樣寫

 監(jiān)理日志、通知、例會(huì)紀(jì)要，這樣寫

1  監(jiān)理文件的形成 

  眾所周知，具有相應(yīng)資質(zhì)的工程監(jiān)理單位在與建設(shè)單位簽署委托監(jiān)理合同后，隨即著手組建駐地的項(xiàng)目監(jiān)理機(jī)構(gòu)，該機(jī)構(gòu)使命是代表工程監(jiān)理單位履行合同，具體工作是根據(jù)合同約定對(duì)工程項(xiàng)目進(jìn)行目標(biāo)控制，也就是三控、三管、一協(xié)調(diào)（費(fèi)用控制、進(jìn)度控制、質(zhì)量控制、合同管理、信息管理、安全管理、協(xié)調(diào)各參建單位工作關(guān)系）。

監(jiān)理機(jī)構(gòu)在進(jìn)行目標(biāo)控制過程中需要做的各種工作可歸納為外業(yè)工作，而在此過程中形成的文字記錄就是內(nèi)業(yè)資料。質(zhì)量驗(yàn)收、巡查、召開監(jiān)理例會(huì)、工程計(jì)量、費(fèi)用核算、索賠事件調(diào)查、傳達(dá)上級(jí)單位文件、針對(duì)工程變更進(jìn)行工作聯(lián)系協(xié)調(diào)等等都是外業(yè)工作的體現(xiàn)形式，形成的巡查記錄、會(huì)議紀(jì)要、監(jiān)理工程師通知單、監(jiān)理月報(bào)等文件就是內(nèi)業(yè)資料。監(jiān)理工作有必要注重內(nèi)、外業(yè)工作的結(jié)合，根據(jù)工程項(xiàng)目特點(diǎn)、建設(shè)單位要求合理調(diào)整內(nèi)外業(yè)工作所占比重。一旦只關(guān)注外業(yè)工作而忽視內(nèi)業(yè)工作，極易出現(xiàn)監(jiān)理工作結(jié)果無追溯性、質(zhì)量安全事故監(jiān)理無規(guī)避責(zé)任的證據(jù)。相反，一味追求內(nèi)業(yè)資料完整性而輕視外業(yè)工作，也會(huì)導(dǎo)致工作脫離實(shí)際、工作務(wù)虛、材料失真。外業(yè)工作向內(nèi)業(yè)資料提供信息數(shù)據(jù)源，可視為內(nèi)業(yè)資料的“參考索引文獻(xiàn)”或載體，而內(nèi)業(yè)資料充分反映外業(yè)工作成果，可視為外業(yè)工作的表現(xiàn)形式。兩者有機(jī)結(jié)合、相互促進(jìn)，才能更好地推動(dòng)監(jiān)理工作開展。

2  監(jiān)理文件的種類目錄 

  按照監(jiān)理合同簽訂后的時(shí)間順序，監(jiān)理文件有監(jiān)理大綱、監(jiān)理規(guī)劃、監(jiān)理實(shí)施細(xì)則、會(huì)議紀(jì)要、監(jiān)理工程師函、監(jiān)理工程師聯(lián)系單、監(jiān)理工程師通知單、監(jiān)理日志、監(jiān)理周報(bào)、監(jiān)理月報(bào)、監(jiān)理質(zhì)量評(píng)估報(bào)告、監(jiān)理工作總結(jié)等。除此之外還有旁站監(jiān)理記錄、平行檢查記錄等。

由于安全生產(chǎn)重要性及特殊性，監(jiān)理資料中的安全資料單獨(dú)整理成冊(cè)，筆者有幸參與某電子工業(yè)廠房建設(shè)項(xiàng)目，作為安全專業(yè)監(jiān)理工程師，親力親為編寫整理安全監(jiān)理資料，包括安全監(jiān)理日?qǐng)?bào)、安全監(jiān)理周報(bào)、安全監(jiān)理月報(bào)、安全監(jiān)理會(huì)議紀(jì)要、安全監(jiān)理信函、安全監(jiān)理工程師通知單、安全缺失整改記錄（SA Non-Conformity Record）、安全監(jiān)理實(shí)施細(xì)則等。除此之外還有大型機(jī)械安拆旁站記錄、安全監(jiān)理檢查表等。

以上文件相互呼應(yīng)，形成監(jiān)理內(nèi)業(yè)工作成果。

3  監(jiān)理文件編寫共性 

  監(jiān)理工作文件雖然種類繁多，編寫工作量及強(qiáng)度驚人，但是存在一定共性，前人在此基礎(chǔ)上總結(jié)豐富，使監(jiān)理從業(yè)人員在編寫文件時(shí)根據(jù)固定的大綱、框架進(jìn)行填充，在減輕工作量的同時(shí)也使得文件編寫遵循一定的規(guī)律。筆者總結(jié)，監(jiān)理文件的編寫共性在于以下幾點(diǎn)。

（1）各類監(jiān)理文件框架內(nèi)容都圍繞著工程項(xiàng)目管理目標(biāo)控制展開。目標(biāo)控制即三控、三管、一協(xié)調(diào)。尤其是監(jiān)理大綱、規(guī)劃、月報(bào)、會(huì)議紀(jì)要、工作總結(jié)等，核心內(nèi)容都是目標(biāo)控制。

（2）監(jiān)理文件編寫第一人稱均在公正、獨(dú)立的第三方立場(chǎng)。根據(jù)監(jiān)理規(guī)范、委托監(jiān)理合同及監(jiān)理工作特性（公正、獨(dú)立、科學(xué)、服務(wù)）原則，明確表達(dá)監(jiān)理工作指示。特別是監(jiān)理會(huì)議紀(jì)要，其內(nèi)容客觀反映各參建單位的意見，同時(shí)根據(jù)合同條款及設(shè)計(jì)意圖作出指示。

（3）監(jiān)理文件注重專業(yè)化術(shù)語、以事實(shí)為依據(jù)，堅(jiān)持客觀理性、摒棄主觀感性分析問題。監(jiān)理工程師通知單反映的問題基本以施工現(xiàn)場(chǎng)實(shí)測(cè)實(shí)量為依據(jù)、以設(shè)計(jì)規(guī)范為準(zhǔn)繩、以監(jiān)理工程師具備的專業(yè)化知識(shí)進(jìn)行分析，措辭明確，從而使責(zé)任單位更加透徹地領(lǐng)悟監(jiān)理機(jī)構(gòu)指示，避免扯皮現(xiàn)象。

（4）監(jiān)理文件側(cè)重監(jiān)理工作績效前瞻性、全面性、針對(duì)性。在下一道工序進(jìn)行前，監(jiān)理機(jī)構(gòu)通過簽發(fā)例會(huì)紀(jì)要、監(jiān)理聯(lián)系單及時(shí)告知施工單位需要注意的事項(xiàng)，這種前瞻性行為反映了監(jiān)理工作事前控制、主動(dòng)控制。同樣會(huì)議紀(jì)要、月報(bào)、大綱及規(guī)劃等監(jiān)理文件內(nèi)容全面詳實(shí)，反映監(jiān)理工作全過程控制的特點(diǎn)，而監(jiān)理通知單、聯(lián)系單針對(duì)某一事項(xiàng)作出指示，體現(xiàn)“一事一單”。

4  監(jiān)理文件編寫技巧 

  由于監(jiān)理大綱、規(guī)劃、實(shí)施細(xì)則、月報(bào)等文件已形成固定模板，所以筆者在此僅對(duì)日志、信函、會(huì)議紀(jì)要等監(jiān)理過程文件編寫技巧進(jìn)行簡要分析。

4.1  監(jiān)理日志及安全監(jiān)理日?qǐng)?bào)

  監(jiān)理日志是反映監(jiān)理機(jī)構(gòu)每日工作成果的記錄，應(yīng)由專業(yè)監(jiān)理工程師編寫，總監(jiān)或總監(jiān)代表審核后簽發(fā)相關(guān)參建單位。監(jiān)理日志內(nèi)容應(yīng)包括項(xiàng)目名稱、日期、天氣等常規(guī)內(nèi)容，核心內(nèi)容包括現(xiàn)場(chǎng)施工內(nèi)容（包括人、機(jī)、料等資源投入情況）、施工進(jìn)度情況、施工質(zhì)量問題、監(jiān)理工作情況、簽發(fā)監(jiān)理文件臺(tái)賬、之前問題整改復(fù)查情況、工程照片等。表達(dá)形式可采用表格形式，直觀明確（見表1）。

表1  監(jiān)理日志

對(duì)于安全監(jiān)理日?qǐng)?bào)，經(jīng)過工作實(shí)踐，筆者建議采用表格形式反映施工現(xiàn)場(chǎng)安全隱患及監(jiān)理工作，可見以下表格形式（見表2）。

表2  安全監(jiān)理表格一

以上表格文字?jǐn)⑹銎?，反映問題缺乏一定的直觀性，因此建議采用安全監(jiān)理表格二（見表3）。

表3  安全監(jiān)理表格二

上表欄目布局清晰，內(nèi)容直觀，更有利于閱覽者理解，值得推崇。

4.2  監(jiān)理工程師通知單/聯(lián)系單/信函

    監(jiān)理工程師通知單是針對(duì)施工現(xiàn)場(chǎng)存在突出、有一定危險(xiǎn)程度的問題而簽發(fā)，其效力高于監(jiān)理聯(lián)系單及監(jiān)理工程師函，前者要求施工單位務(wù)必限期整改并作出書面回復(fù)，后兩類文件無強(qiáng)制性回復(fù)特性，多用于前期提示、傳達(dá)上級(jí)部門文件等，反映事前控制。但一些監(jiān)理從業(yè)人員在編寫該文件時(shí)存在以下諸多不當(dāng)之處：

（1）對(duì)施工項(xiàng)目部的稱呼不當(dāng)。一些監(jiān)理機(jī)構(gòu)稱之為“貴司”，其實(shí)施工單位項(xiàng)目部是代表施工企業(yè)駐場(chǎng)履行施工承包合同的機(jī)構(gòu)，施工現(xiàn)場(chǎng)發(fā)生問題的直接責(zé)任者及監(jiān)理文件接收者均為施工項(xiàng)目部，而非施工企業(yè)。且監(jiān)理機(jī)構(gòu)與施工項(xiàng)目部是監(jiān)理與被監(jiān)理的關(guān)系，彼此并無合同關(guān)系約束，監(jiān)理機(jī)構(gòu)正常開展工作是代表建設(shè)單位進(jìn)行工程管理，編寫此類文件應(yīng)立足于嚴(yán)肅立場(chǎng)。

（2）自稱不當(dāng)。監(jiān)理文件編寫者多自稱“本監(jiān)理單位”，根據(jù)GB/T50319—2013《建設(shè)工程監(jiān)理規(guī)范》規(guī)定，監(jiān)理企業(yè)派駐施工現(xiàn)場(chǎng)履行合同的是監(jiān)理機(jī)構(gòu)，同樣它是監(jiān)理企業(yè)的代表，針對(duì)現(xiàn)場(chǎng)存在的諸多問題，監(jiān)理文件簽發(fā)者是監(jiān)理機(jī)構(gòu)，而非監(jiān)理企業(yè)。同樣監(jiān)理文件簽發(fā)章為監(jiān)理機(jī)構(gòu)專用章而非監(jiān)理企業(yè)公章。

（3）問題描述證據(jù)模糊。一些剛從業(yè)的監(jiān)理人員在編寫文件時(shí)不可避免地使用諸如“現(xiàn)澆結(jié)構(gòu)尺寸偏大”、“鋼筋網(wǎng)眼疏密不均”等帶有主觀感性的語句。監(jiān)理工作應(yīng)該基于施工現(xiàn)場(chǎng)實(shí)測(cè)實(shí)量，一個(gè)問題結(jié)論的作出必須有客觀數(shù)據(jù)來支撐，所以有必要引入數(shù)據(jù)來證明監(jiān)理方觀點(diǎn)。

（4）指示口吻不當(dāng)。針對(duì)某問題作出的指示應(yīng)該是“要求”、“責(zé)令”等嚴(yán)肅性動(dòng)詞，畢竟采用監(jiān)理通知單反映的質(zhì)量安全問題都較為嚴(yán)重，所以有必要讓責(zé)任單位理解監(jiān)理機(jī)構(gòu)指令的權(quán)威性、時(shí)效性。不過一些文件編寫者運(yùn)用“煩請(qǐng)”、“建議”等帶有商量或猶豫性用詞就不合適。

（5）結(jié)語使用不當(dāng)。通常情況下，在監(jiān)理文件作出指示后以“特此通知”或“特此函告”結(jié)束，少數(shù)編寫者模仿施工單位附上“順祝商祺”，此為畫蛇添足之舉，與工作無直接聯(lián)系，反而降低文件嚴(yán)肅性。

4.3  監(jiān)理例會(huì)紀(jì)要

    一般工程項(xiàng)目召開監(jiān)理例會(huì)的頻率是一周一次，特殊或重大項(xiàng)目可能會(huì)提高頻率。該會(huì)議涉及的內(nèi)容絕不是一周七天監(jiān)理日?qǐng)?bào)的數(shù)學(xué)疊加，更不是監(jiān)理周報(bào)的翻版，它的內(nèi)容深度體現(xiàn)在監(jiān)理日?qǐng)?bào)、周報(bào)的突出問題的集合，廣度體現(xiàn)在包括目標(biāo)控制七大內(nèi)容。所以此文件重要性不言而喻。

    例會(huì)紀(jì)要不是將發(fā)言者的陳述逐字逐句地記錄，而是整理，是有選擇性、突出重點(diǎn)地羅列。在整理過程中關(guān)鍵的是該如何將發(fā)言者的陳述言簡意賅地體現(xiàn)在紀(jì)要上。筆者認(rèn)為可以借鑒文言文翻譯時(shí)“信、達(dá)、雅”的要求。

信，就是誠實(shí)。紀(jì)要整理者在工作時(shí)完全按照發(fā)言者的口氣、思路表述其立場(chǎng)，不得曲解其原話意義。在形容詞、副詞修飾方面需要仔細(xì)揣摩。換言之，即便對(duì)發(fā)言者原話不是很認(rèn)同，也不能擅自編造可能改變其本意的語句。否則在某種意義上對(duì)發(fā)言者不敬，同時(shí)不排除他人在會(huì)議期間使用錄音裝置搜集證據(jù)的可能性，一旦原始記錄與紀(jì)要偏差很大，那么監(jiān)理機(jī)構(gòu)在糾紛中將處于被動(dòng)地位。所以信是最基本的條件。

達(dá)，即語句通順。在確保紀(jì)要與發(fā)言者原話意思無限貼近的情況下方可尋求書面語句上的通順。對(duì)紀(jì)要進(jìn)行必要的結(jié)構(gòu)調(diào)整、順序的調(diào)換，可使紀(jì)要內(nèi)容更容易被閱讀者接收，避免由于理解偏差造成的問題。

雅，是語言正規(guī)、優(yōu)美，這離不開一定程度的修辭，當(dāng)然在監(jiān)理工作會(huì)議紀(jì)要上主要表現(xiàn)在專業(yè)術(shù)語的使用上。在做到信、達(dá)的基礎(chǔ)上才能進(jìn)行雅的修飾，此舉也體現(xiàn)出紀(jì)要整理者乃至監(jiān)理機(jī)構(gòu)文字組織能力水平。從某種程度上說雅是信、達(dá)的“上層建筑”、“形象公關(guān)”。

5  結(jié)  語 

（1）由于全社會(huì)對(duì)安全生產(chǎn)的重視度不斷提高，現(xiàn)實(shí)中存在一種誤區(qū)，即安全文件應(yīng)該不加限制地簽發(fā)，從而達(dá)到規(guī)避監(jiān)理安全責(zé)任的目的；而且一個(gè)安全問題不僅簽發(fā)給責(zé)任單位，同時(shí)抄送至其他施工單位。此舉不一定能驗(yàn)證“量變引起質(zhì)變”的原理，相反表現(xiàn)出工作存在一定程度的盲目性。由于監(jiān)理機(jī)構(gòu)編寫監(jiān)理文件僅追求數(shù)量而忽視安全管理的深度和廣度，那么管理水平及安全隱患識(shí)別水平可能停滯不前。尊崇科學(xué)管理的監(jiān)理機(jī)構(gòu)團(tuán)隊(duì)會(huì)根據(jù)施工進(jìn)度及工作內(nèi)容審時(shí)度勢(shì)地簽發(fā)安全文件，將施工現(xiàn)場(chǎng)潛在危險(xiǎn)源予以羅列并有針對(duì)性地簽發(fā)文件，達(dá)到事前、事中控制的目的。

（2）一些監(jiān)理機(jī)構(gòu)習(xí)慣將施工現(xiàn)場(chǎng)所有問題采用一份文件（通知單、信函或聯(lián)系單）發(fā)出，在體現(xiàn)文件內(nèi)容飽滿全面的同時(shí)卻忽視了文件針對(duì)性的原則。如此無側(cè)重點(diǎn)的文件會(huì)引發(fā)閱讀者誤解。

（3）目前一些文件缺乏圖像資料，監(jiān)理文件全盤文字?jǐn)⑹?，無任何附件支持，那么施工單位在回復(fù)時(shí)也可能不會(huì)附上閉合圖片附件，如此該過程可以解讀為務(wù)虛、偽造。

（4）監(jiān)理文件編寫是一個(gè)系統(tǒng)工程，涉及面廣。而編寫水平也是隨著國家法律法規(guī)、規(guī)范的更新與時(shí)俱進(jìn)，只有不斷解讀剖析法規(guī)、規(guī)范性條文才能更好地完善監(jiān)理文件的編寫工作。

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                                   2016年05月12日